De Jaarlijkse Algemene Leden Vergadering

De tijd van het jaar noopt iedere eigenaar van een appartement om aanwezig te zijn dan wel zich te laten vertegenwoordigen bij de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering van de Vereniging van Eigenaren. Iedere woningeigenaar woonachtig in een appartementengebouw dan wel een woningpark heeft het recht (en in zekere zin een verplichting) om de algemene jaarlijkse vergadering van het gebouw bij te wonen en zijn stem ten voordele of ten nadele van de besluiten te gebruiken. 

Hoewel er heel wat valt te schrijven over de rechten en verplichtingen van de Vereniging van Eigenaren, wil ik me in dit artikel - zonder volledig te zijn - beperken tot een aantal veelgemaakte fouten of bestuurshandelingen tijdens de vergaderingen.

Een Vereniging van Eigenaren bestaat uit drie organen:

• de Algemene Ledenvergadering, 
• het bestuur 
• De financiële toezichthouder c.q. kascommissie. 

Hierbij mag het bestuur uit één of drie leden bestaan en is verantwoordelijk voor het algemeen dagelijks bestuur en het verlenen van uitvoering aan de besluiten van de leden (eigenaren). Vaak zijn de eigenaren niet op de hoogte van deze regel en hebben ze te veel of te weinig bestuursleden aangewezen. Benoemen van twee bestuursleden is een reden om de vergadering nietig te verklaren.

Tevens dienen de leden een financiële toezichthouder c.q. kascommissie te benoemen. Wettelijk dient de toezichthouder/kascommissie uit één of drie leden te bestaan en is verantwoordelijk voor de controle over de jaarlijkse financiën die gehouden is door het bestuur. De kascommissie dient ten tijde van de vergadering de verantwoording aan de leden af te leggen. Als er geen toezichthouder bestaande uit 1 lid of een kascommissie bestaande uit 3 leden is benoemd, zijn de leden zelf bevoegd om de jaarlijkse financiën van het bestuur te controleren. U begrijpt al dat dit bij vrij grote complexen ondoenlijk werk is.

Het bestuur dient minimaal een keer per jaar de leden bijeen te roepen. Deze vergadering wordt betiteld als de Algemene Ledenvergadering. Alle andere vergaderingen worden als Buitengewone Ledenvergadering betiteld. Voordat de vergadering plaatsvindt wordt aan de hand van een aanwezigheidslijst het aantal stemmen bepaald. Hierna wordt een dagvoorzitter en een notulist benoemd. De voorzitter van het bestuur is niet automatisch de dagvoorzitter van de vergadering. De dagvoorzitter begeleidt de vergadering aan de hand van de agenda die de leden met de uitnodiging 15 dagen voordat de vergadering plaatsvindt hebben ontvangen. De notulist houdt de notulen van de vergadering in de desgewenste taal bij. De notulen van een vergadering moet niet verward worden met de besluiten die in het besluitboek worden opgenomen.

Iedere Vereniging van Eigenaren dient een besluit- alsmede een kasboek te hebben waarvan alle pagina’s notarieel bekrachtigd zijn. De inkomsten en uitgaven van het bestuur dienen bijgehouden te worden in een kasboek. Alle besluiten genomen ten tijde de vergadering alsmede door het bestuur buiten de vergaderingen om dienen in het besluitboek ingeschreven te worden. De besluiten genomen ten tijde de vergadering dienen door de aanwezigen te worden ondertekend. Het liefst worden deze besluiten ter plaatse met de hand in het besluitboek opgenomen, maar een getypte versie na de vergadering is ook mogelijk, mits iedere aanwezige eigenaar een paraaf heeft gezet op de uitdraai van het genomen besluit. Het correct opnemen van de genomen besluiten is van groot belang voor uitvoering geven aan het besluit, zoals incasseren van de contributiebetalingen.

Een heersende misvatting is dat het ondertekenen van een aanwezigheidslijst ook gelijk een goedkeuring is van het genomen besluit. Ieder lid dient afzonderlijk de besluiten te ondertekenen en indien nodig naast zijn ondertekening te noteren waarom hij niet akkoord is met het besluit.

Indien een eigenaar niet aanwezig kan zijn op de Algemene Ledenvergadering, dan mag hij zijn stem middels een simpel opgestelde brief aan een derde afgeven. Deze persoon hoeft geen eigenaar te zijn. In de brief moet wel worden opgenomen wie de volmachtgever is, wie de gevolmachtigde is en voor welke vergadering de volmacht wordt afgegeven. Een volmacht is persoonsgebonden. Dit houdt in dat men niet voor iedere woning apart een volmacht af hoeft te geven. Wel dient men rekening te houden met het feit dat als een woning gedeeld wordt (in eigendom) dat alle eigenaren de volmacht persoonlijk dienen te ondertekenen. Overigens als de woning in eigendom gedeeld is (zoals bij echtgenoten) dient degene die aanwezig zal zijn bij de vergadering, schriftelijk te worden gevolmachtigd door de ander. Over het algemeen gaat dit goed, alleen het is hierbij erg belangrijk dat de schriftelijke volmachten (zie voorbeelden) in het origineel aan de persoon die gevolmachtigd is of aan het bestuur wordt afgegeven. Een kopie is namelijk geen rechtsgeldig document.