Advocaat Turkije: mei 2013

Pagina's

dinsdag 28 mei 2013

Kasboek en het Besluitenboek bij Appartementen

Dat de bestuurder van een Vereniging van Eigenaren (VvE) verplicht is om een besluitenboek te houden weet onderhand iedereen, maar wist u dat de bestuurder ook verplicht is om een kasboek te houden, en dat er ook een boek bestaat voor de auditor?

Het Kasboek en het Besluitenboek
Volgens de artikelen 32 en 36 van de Appartementenwet is een bestuurder verplicht om een besluitenboek en een kasboek te houden. Alle besluiten van de ledenvergadering en interne bestuursbesluiten dienen in het besluitenboek opgenomen te worden. Alle inkomsten en uitgaven van de vereniging dienen in een kasboek opgenomen te zijn.

Alle pagina’s van zowel het besluitenboek als het kasboek dienen, voordat het kan worden gebruikt, notarieel bekrachtigd te zijn. De bestuurder moet erop toezien dat deze boeken ieder jaar voor 31 januari door de notaris wordt afgesloten.

Van belang is dat u de besluiten van de Vereniging van Eigenaren in de Turkse taal goed vertaald en in het besluitenboek opneemt. Ook is het verstandig om erop toe te zien dat de namen van de benoemde bestuurders of auditors correct en volledig worden ingeschreven. Een notaris zal namelijk een pagina, geschreven in een buitenlandse taal en de namen en bijnamen die afgekort zijn, niet zonder meer bekrachtigen en accepteren.

Facturen, betalingsbewijzen, offertes en officiële documentatie zoals ingebrekestellingen, aanmaningen, overeenkomsten dienen overzichtelijk in een mapje bewaard te worden.
Verstandig vind ik ook dat een bestuurder in het bezit is van een kopie van een bestuursplan van het gebouw. Deze kan het bestuur op aanvraag bij het Tapukantoor verkrijgen.

Het Auditorboek
Artikel 41 van de Appartementenwet beschrijft duidelijk dat een auditor in het bezit moet zijn van een auditorboek. De leden van de Vereniging kunnen uit hun midden één of een commissie van drie leden voor het auditorschap benoemen. Een auditor dient het kasboek van de bestuurder binnen de gestelde termijn in een bestuursplan of als er geen termijn bekend is aan het einde van een kasjaar te controleren en zijn bevindingen te rapporteren middels een auditorboek.

Ook het auditorboek moet, net als de andere boeken, voordat het in gebruik kan worden genomen notarieel bekrachtigd zijn.

Sancties
Mocht een bestuurder ingebreke zijn bij het naleven van zijn verplichtingen in deze kan het geldboete oplopen tussen de 250,-TL en 2000,-TL. Het verzoek tot opleggen van een bestuurssanctie kan op verzoek van één van de leden van de vereniging verzocht worden. Verder meer kan hij voor onterecht gebruik van gemeenschappelijk geld strafrechtelijk vervolgd worden. Sanctie hierop is een hechtenis van 1 jaar of meer.